دليل الحسابات والقيود

الدفاتر في ديوان حقيقية: كل فاتورة وشراء وسند وإغلاق شفت ومستند مخزون يرحّل قيده المتوازن لحظة ترحيله. نادراً ما تكتب قيداً بيدك، فدليل الحسابات هو الذي يحدد أين يذهب كل مبلغ. كل ذلك في المحاسبة، في أربع مجموعات من التبويبات: العمل اليومي، التقارير، الإقفال، والإعداد.

صفحة المحاسبة الرئيسية

تفتح المحاسبة على ثلاث بطاقات: فواتير الزبائن (للتحصيل، متأخرة)، فواتير الموردين (للدفع، متأخرة)، والنقد والبنوك (بنوكك وخزناتك مع الإجمالي). كل بطاقة تفتح قائمتها. تحتها كل القيود، الأحدث أولاً: صفِّ حسب المصدر (يدوي، بيع، مرتجع، إغلاق شفت…) أو مسودة / مرحّل، أو ابحث برقم القيد أو المستند. صفحة القيد تعرض أسطره، وفتح المستند يأخذك إلى الفاتورة أو السند الذي أنشأه.

دليل الحسابات

دليل الحسابات شجرة: لكل حساب رمز (أرقام فقط) واسم ونوع تفصيلي ورصيد. الحساب الذي تحته حسابات يصبح عنواناً (حساباً رئيسياً): يجمع أرصدتها ولا تُرحَّل عليه حركات. تظهر الأرصدة في اتجاهها المعتاد لكل نوع (ما تملكه والمصاريف مديناً، وما عليك ورأس المال والإيرادات دائناً)، والرقم الأحمر في الاتجاه المعاكس. اضغط اسم أي حساب (غير العنوان) لتفتح كشفه.

أُنشئ الدليل عند التسجيل من قالب (الدليل الأردني أو دليل ديوان العام). ابحث بالرمز أو الاسم، وصفِّ حسب الفئة بالأزرار في الأعلى، وعلّم إظهار الموقوفة لترى الحسابات الموقوفة.

إضافة الحسابات وتعديلها

1. زر + على أي سطر يضيف حساباً تحته: يُقترح أول رمز متاح، اكتب الاسم واضغط Enter. يبقى السطر مفتوحاً للحساب التالي، وEsc يغلقه.
2. حساب جديد في الأعلى: اكتب الرمز فيضعه ديوان تحت العنوان الذي يبدأ رمزه به. إن لم يوجد يصبح حساباً في أعلى الدليل وتختار نوعه.
3. القلم يعيد تسمية الحساب في سطره (الاسم بالإنجليزية إن كانت الشاشة بالإنجليزية).
4. زر الإعدادات يفتح تفاصيل الحساب: الرمز، الاسمان، العنوان الذي هو تحت الحساب (لنقله)، النوع التفصيلي، فعّال، وكلفة مبيعات للمصاريف، وسجل التعديلات.
5. زر الحذف يظهر فقط على حساب بلا حركات، ولا شيء تحته، ولا تُرحَّل إليه عملية، وليس حساب بنك أو صندوق.

• الإضافة تحت حساب تجعله عنواناً، وما كان يُرحَّل إليه ينتقل إلى الحساب الجديد. الحساب الذي عليه حركات، أو حساب بنك أو صندوق، لا تُضاف تحته حسابات.
• الحساب الذي عليه حركات لا يُحذف أبداً ونوعه ثابت: أزل علامة فعّال لإيقافه. الحساب الذي تُرحَّل إليه عمليات، أو حساب بنك أو صندوق، يبقى فعّالاً.
• النوع التفصيلي (نقد في الصناديق، بنوك، ذمم مدينة، أصول ثابتة، ذمم دائنة، ضرائب…) يحدد مكان الحساب في الميزانية وأين يظهر في خانات اختيار الحسابات. يأخذ الحساب نوع عنوانه ما لم يُحدَّد له غيره.
• كلفة مبيعات (للمصاريف فقط): يُطرح الحساب وكل ما تحته من الإيرادات قبل مجمل الربح.

الحسابات القياسية وExcel

بطاقة حسابات من الدليل القياسي ليست عندك تعرض ما في الدليل القياسي وينقص دليلك: علّم ما تريد واضغط أضف، أو إخفاء. تصدير إلى Excel ينزّل الدليل، واستيراد من Excel يقرأ ملفاً فيه الرمز والاسم بالعربية، واختيارياً الاسم بالإنجليزية ورمز الحساب الرئيسي والنوع والنوع التفصيلي. الرمز الموجود يُعاد تسميته، والجديد يوضع تحت عنوانه، ولا يُحذف شيء. تظهر الأخطاء سطراً سطراً، ولا يُستورد شيء حتى يصبح الملف سليماً.

الحسابات الافتراضية (للمحاسب)

الحسابات الافتراضية تقول إلى أي حساب تُرحَّل كل عملية (المبيعات، ذمم الزبائن، المخزون، كلفة البضاعة المباعة، صناديق نقاط البيع، الخزنة، ضريبة المبيعات، الأرصدة الافتتاحية…)، في أقسام، ولكل عملية سطر يقول متى تُرحَّل. الدليل يأتي مربوطاً، فغيّر الربط فقط إن كان دليلك مختلفاً. بعض العمليات تظهر عند أول استخدام. تحت متقدم: حساب لكل طريقة دفع (مثلاً كليك إلى بنك محدد)، والحسابات حسب مجموعة الأصناف، مع تقسيم حسب العائلة لإعطاء كل عائلة حساباتها بخطوة واحدة. نقل المخزون إلى حساب آخر ينقل قيمة البضاعة إليه بقيد.

القيود اليدوية

لما لا يغطيه مستند (قرض مستلم، استهلاك، تصحيح). لكل قيد طرفان متساويان: المدين يزيد ما تملكه ومصاريفك، والدائن يزيد ما عليك ورأس مالك وإيراداتك. إيجار 50.000 مدفوع من الخزنة: مصروف الإيجار مدين 50.000، والخزنة دائن 50.000.

1. من المحاسبة اضغط قيد يدوي جديد.
2. اختر الفرع والتاريخ واكتب البيان.
3. في كل سطر اختر الحساب (اكتب رمزه أو اسمه)، وبيان السطر، والمبلغ في مدين أو دائن. زر سطر يضيف سطراً.
4. أسفل القيد يظهر متوازن أو الفرق: يجب أن يساوي مجموع المدين مجموع الدائن.
5. اضغط حفظ وترحيل، أو حفظ كمسودة لتكمله لاحقاً. المسودة بلا رقم: افتحها من القائمة لتعدّلها وترحّلها، أو حذف المسودة.

الفترات وإقفال السنة والإعدادات

الفترات: الأشهر تُفتح تلقائياً. اضغط إغلاق على الشهر حين تصبح أرقامه نهائية، فلا يُقبل بعدها أي شيء بتاريخه. الشهر الذي فيه مسودات قيود لا يُغلق. إعادة فتح تفتحه من جديد. تبويب إقفال السنة يقفل سنة كاملة: ينقل ربحها أو خسارتها إلى الأرباح المحتجزة بقيد واحد، وتُغلق أشهرها معها (ولا تُفتح إلا بفتح السنة).

إعدادات المحاسبة تجمع الإعدادات التي تعمل بها الدفاتر: المخزون في الدفاتر (نظام الجرد، طريقة احتساب الكلفة، مصاريف الشراء)، الصندوق والبنوك، الحسابات الافتراضية، مراكز التكلفة، الفترات وإقفال السنة، والضرائب إن كانت باقتك تشمل الضريبة. كل إعداد يُحفظ فوراً مع زر تراجع، ونظام الجرد وطريقة الكلفة يُقفلان بعد أول مستند مرحّل.

من يستطيع ماذا

دور المحاسب يملكها كلها ما عدا إعادة الفتح، والمالك يملك كل شيء.

ذات صلة: الأرصدة الافتتاحية · التقارير · ضريبة المبيعات · الصندوق والبنوك